Wer nachhaltige Veranstaltungen organisieren will, hat oft viele Fragezeichen im Kopf. Noch mehr vermutlich, wenn es sich um nachhaltige Events im Ausland handelt. Deshalb habe ich Ihnen hier die Antworten auf Fragen, die mich häufig im Zusammenhang mit nachhaltigen Veranstaltungen im Ausland erreichen, zusammengestellt. Probieren Sie sie aus und lassen Sie mich gern wissen, welchen Tipp Sie anderen Eventplanern noch mit auf den Weg geben würden.

1) Darf ich überhaupt Events im Ausland organisieren, wenn alle Teilnehmenden aus Deutschland kommen?

Wer nachhaltige Events im Ausland planen und durchführen will, sollte sich vielmehr folgende Fragen stellen:

• Können Sie am Zielort Ihre Veranstaltung wirklich nachhaltig durchführen?
• Ist es möglich, die Anreise für die Teilnehmenden nachhaltig zu gestalten?
  Mit anderen Worten: Können die Teilnehmer auch mit der Bahn anreisen oder ist tatsächlich nur ein klimaschädlicher Flug möglich?

Prüfen Sie daher vor der Eventplanung, warum Sie welche Destination aussuchen. Behalten Sie dabei die Nachhaltigkeit und die entstehenden CO₂-Emissionen stets im Blick und wägen Sie ab, ob der Nutzen diese Destination rechtfertigt.

Hier eine Entscheidungshilfe für Ihre Überlegungen:

Schreiben Sie den CO₂-Emissionen einen Wert zu. Das können beispielsweise die Kosten bzw. Schäden, die durch CO₂ entstehen sein. Diese liegen grob zwischen 200 und 300 Euro pro Tonne.

Ein Beispiel:

Lassen Sie für Ihr Event mit 100 Teilnehmenden diese von Berlin nach Palma de Mallorca hin- und zurückfliegen, entstehen 60 Tonnen CO₂. Somit entstehen durch dieses Event ca. 12.000 bis 18.000 Euro Schäden – allein für die An- und Abreise.

Es gibt sicherlich auch gute Gründe für Events im Ausland. In diesem Falle dürfen und sollen Sie gern hier anhand des Sustainability Riders und der Sustainability Checkliste prüfen, welche nachhaltigen Maßnahmen Sie umsetzen können. Beispielsweise durch die Auswahl der richtigen Dienstleister wie Location, Caterer, Technik und mehr.

Wichtig: Am meisten CO₂ einsparen Sie durch die nachhaltige Gestaltung der Anreise, der Shuttles, der Logistik, des Abfalls und der Energie. Allein auf die An- und Abreise entfallen in der Regel mehr als 80 % der CO₂-Emissionen. Diese Aufgabenfelder sind also überschaubar und zeitlich planbar.

Bei Charterflügen können Sie versuchen, von Standorten zu fliegen, die Sustainable Aviation Fuels anbieten. Allerdings bleibt Ihnen heutzutage bei der Anreise mit dem Flieger nur die Kompensation als Schritt auf dem Weg zu nachhaltigen Events im Ausland. Diese Kompensation kann je nach Projekt allerdings auch soziale Aspekte enthalten. Dies wiederum kreiert einen positiven Impact, was durchaus wichtig und begrüßenswert ist. So können Sie durch Ihr Ausgleichsprojekt beispielsweise die Biodiversität fördern.

Wollen wir die Klimaziele noch erreichen, sind genau solche positiven Impacts entscheidend. Diese Möglichkeiten machen Freude und die 17 SDGs bieten dafür Inspiration und einen guten Rahmen. Veranstaltungen weniger schlecht für die Umwelt zu machen, reicht heute einfach nicht mehr aus.

Wer massiv CO₂ einsparen will, kann das heutzutage wesentlich leichter und schneller umsetzen als viele denken. So können Sie mit jedem Event einen positiven Impact kreieren.

2) Wie mache ich die Anreise nach Las Vegas grün?

Indem Sie Charterflüge von Standorten aus tätigen bzw. buchen, die Sustainable Aviation Fuels anbieten. Damit sparen Sie man bis zu 90 Prozent der CO₂-Emissionen und haben somit den größten Teil der Gesamtemissionen eliminiert. Ein willkommener Nebeneffekt: So steigern Sie die Nachfrage nach solchen Flügen – ein positiver Impact!

3) Wie lang kann die Anreise sein, die ich Teilnehmenden im Zug “zumute”?

Sehr weit. 😉

Im konkreten Fall kommt es auf Ihre Zielgruppe an. Übrigens: gecharterte Zugwaggons und Züge können ja Teil Ihres Events sein.

Kennen Sie schon “Luxon”, den Zug zum Mieten?

4) Wie schaffe ich es, dass der Shuttle-Fahrer den Motor abstellt, wenn er auf Gäste wartet?

Idealerweise setzen Sie e-Shuttles für Ihre nachhaltigen Events im Ausland – und natürlich auch im Inland – ein. Zudem können Sie den Fahrer höflich darum bitten. Heutzutage hat vermutlich jeder den Grund verstanden. Und verzweifeln Sie bitte nicht, wenn es nicht (gleich) klappt. Denn es zählt zwar jeder Schritt, aber wir können die Klimaziele nicht erreichen, wenn wir uns vornehmen perfekt nachhaltige Events umzusetzen.

Vielmehr geht es darum, überhaupt erstmal möglichst viele Events möglichst nachhaltig umzusetzen und nicht darum perfekt nachhaltige Leuchtturm-Events zu veranstalten.

Dekarbonisieren der Reisen ist dabei die Hauptaufgabe und unsere Verantwortung sollte uns Bewusstsein. Allerdings sollten wir als Eventbranche schon laut und deutlich machen, dass wir entsprechende Lösungen auch von anderen einfordern.

• Warum sind Flüge noch nicht dekarbonisiert? Hier sind vor allem die Öl-Industrie, Airlines und Flugzeughersteller gefragt.
• Warum gibt es kaum E-Reisebusse, E-Trucks etc.?

Die Aufgabe von Ihnen als Eventveranstaltende ist es, alle Events so nachhaltig wie möglich zu gestalten. Dabei sollten Sie stets

• nach klimafreundliche(re)n Lösungen und nachhaltigen Dienstleistern Ausschau halten
• den positiven Impact durch Events steigern; z.B. durch die Förderung der Biodiversität.

5) Wie schaffe ich es, dass die Teilnehmenden im Ausland auch mal ein Stück laufen, statt einen Mietwagen zu nehmen?

Dabei kommt es immer auf drei Aspekte an:

• die Zielgruppe
• das Wetter
• die Anreize

IBM hat, damit die Leute miteinander ein Stückchen gehen, zum Beispiel Gruppen und Personen gematched, die sich mal unterhalten sollten. Das kam super an – sogar im Regen mit Regenschirm. PS: Es gab auch keine Alternative.

6) Wie gelingt es mir, in Amerika auf Plastikgeschirr an jeder Ecke zu verzichten?

Entweder Sie haben die Möglichkeit durch die Auswahl der Dienstleister dies zu beeinflussen oder Sie geben eine Handlungsanweisung raus. Wobei die Erfahrung zeigt, dass Menschen, die sich überhaupt nicht für Nachhaltigkeit interessieren, solch eine Handlungsanweisung auch nicht beherzigen. Mit anderen Worten: es kommt darauf an, welche Dienstleister Sie auswählen.

7) Wie finde ich nachhaltige Locations, Shuttles und mehr in Asien oder Amerika?

Das geht nur über das Nachfragen. Datenbanken gibt es – soweit ich weiß nicht – und die Datenbank ist noch nicht weltweit ausgebaut. Allerdings ist das Gute, dass das Nachfragen Veränderungen auslöst. Insofern ein weiterer positiver Impact.

Und wenn große Firmen Ökostrom und Nachhaltigkeit verlangen, dann bewegt sich was, weil die Dienstleister mit diesen Firmen arbeiten wollen.

Bei Hotels sind wir glücklicherweise schon ein Stück weiter, denn große Hotelketten wie Accor sind weltweit auf Nachhaltigkeit eingestellt.

8) Soll ich mein Event lieber digital durchführen?

Wer nachhaltige Events im Ausland umsetzen möchte, stellt sich schnell auch diese Frage. Verständlich.

Doch auch hier kommt es auf das Event und Zielgruppe an. Wichtig: Digital ist nicht automatisch nachhaltig, sondern auch virtuelle Events müssen nachhaltig umgesetzt werden, u.a. mit Ökostrom.

9) Was soll ich wie bei nachhaltigen Events im Ausland mit welchen Stakeholdern kommunizieren?

Das ist fast die wichtigste Aufgabe zur CO₂-Reduktion und ist dabei nicht mal kostenintensiv! D.h. in Ihre Kommunikation sollten Sie alle Stakeholder einbinden.

Gäste: Binden Sie diese bei der Bewerbung, beim Marketing, der Anmeldung, der Registrierung, beim Ticketverkauf und mehr ein. Hier sollten Sie verständlich machen, dass Ihre Veranstaltung nachhaltig ist. Sagen Sie den Gästen, warum und wie sie als Gast Teil der Lösung werden. Beispielsweise, indem sie CO₂-frei anreisen.

Ähnlich sollten Sie auch mit Ihren Dienstleistern, Mitarbeitern, der Geschäftsführung, den Sponsoren und allen anderen Akteuren des Events sprechen und diese informieren.

Je nach Zielgruppe und Aufgabenbereich sollten Sie auch klarmachen, dass diese möglichst kein Abfall oder Plastik in die Location einbringen sollten. Oder dass dieses wiederverwendet werden sollte.

Wissen alle Bescheid und fühlen sie sich als Teil der Lösung wertgeschätzt, dann greifen viele Aufgaben und Ideen ineinander und Ihr Event wird nachhaltig(er) – auch im Ausland.

Sie wollen klimaneutrale Veranstaltungen durchführen? Wissen aber nicht, wo und wie Sie starten sollen? Dann holen Sie sich den Praxisratgeber: